4 pasos para iniciar su camino hacia la automatización

Aclarando la confusión sobre qué hacer para avanzar

El viaje hacia la automatización, como cualquier otro viaje, comienza con un solo paso, pero ¿qué pasa si no sabe cuál debe ser ese primer paso?

Este es un dilema para muchos de nuestros clientes. Saben que la automatización puede aportar eficiencias que transforman el negocio. Incluso es posible que ya posean algunas de las herramientas de automatización más recientes, como la automatización de procesos robóticos (RPA) o la automatización del flujo de trabajo.

Pero cuando se trata del recorrido hacia la automatización, estas organizaciones no saben dónde o cómo empezar. Sus herramientas suelen existir en silos operativos. Y con la misma frecuencia, no hay una guía que todos puedan compartir.

Es una lástima, porque las ventajas de la automatización pueden ser poderosas. Por ejemplo, hace poco ayudamos a un gran proveedor de tecnología estadounidense a implantar un chatbot orientado al cliente. La empresa disfruta ahora de un número significativamente menor de llamadas de clientes al servicio de asistencia, mayores niveles de satisfacción de los clientes y una mayor generación de ingresos.

¿Suena atractivo? Entonces, inicie el viaje hacia la automatización de su organización con el pie derecho. Siga estos 4 pasos:

PASO 1: Trabaje con las partes interesadas para definir su destino

En el viaje hacia la automatización no sólo debe participar el departamento de TI. Todas las partes interesadas, independientemente de la función a la que pertenezcan, deben participar en las primeras sesiones de planificación conjunta. El objetivo de estas reuniones es evaluar el estado actual y establecer objetivos para el futuro.

Sin duda, el papel de TI es importante. Su CIO y otros altos ejecutivos de TI deben establecer las expectativas en torno a lo que es factible. También pueden ayudar identificando las carencias técnicas y de competencias, explicando los retos más graves y presentando posibles soluciones.

Estas reuniones son sólo el principio. La comunicación continua es una necesidad durante toda la duración de cualquier proyecto de automatización. Esto crea un ciclo de retroalimentación positiva, que ayuda a la organización a realizar ajustes, correcciones y mejoras continuas.

También es importante implicar a los altos cargos de la empresa. Es posible que el CEO y otros altos ejecutivos no quieran profundizar en los detalles de la implantación de la automatización. Pero deben compartir sus opiniones y expectativas, y usted querrá contar con su apoyo, ya sea financiero o de otro tipo.

PASO 2: Automatice proyectos sencillos para crear confianza e impulso

Al crear su plan de acción de automatización, comience con proyectos relativamente rápidos y fáciles. Los beneficios son muchos. Dará a su personal la oportunidad de desarrollar sus habilidades. Creará confianza entre las partes interesadas. Creará un impulso tanto con el personal como con los altos cargos. Y convertirás a tus detractores originales en tus aliados.

El material de apoyo adecuado también puede ayudar. Esto puede incluir soluciones estándar, conjuntos de herramientas, casos de uso y casos de estudio. Todo ello puede ayudar a facilitar y acelerar la implantación.

En esta fase inicial, recuerde la necesidad de entrenamiento. Su personal puede tener poca o ninguna experiencia con automatización moderna. Pero si están dispuestos a aprender y usted a invertir tiempo y dinero en su formación, todo irá bien.

También querrá contar con un plan para ampliar la escala rápidamente. Una vez que sus primeros proyectos de automatización se pongan en marcha, tendrá que estar preparado para aprovechar el impulso y el creciente interés.

PASO 3: Mejore la efectividad migrnado a herramientas de automatización de última generación

Una vez que tenga un estado estable de automatización, es el momento de acelerar el ritmo. Ahora puede canalizar su progreso en la dirección de la mejora continua.

La forma más eficaz de hacerlo es con herramientas de última generación. Por ejemplo, digamos que ha automatizado un proceso de negocio. Ahora podría profundizar con herramientas para la minería de procesos. O podría explorar herramientas que utilizan inteligencia artificial y machine learning para no solo reaccionar, sino también para predecir.

Cualquiera que sea la herramienta de nueva generación que considere, comience con una prueba de concepto (PoC). Este enfoque le permitirá comparar las herramientas con rapidez y relativa facilidad, y luego elegir la que mejor se adapte a su organización y sus necesidades.

En el caso de sistemas especialmente complejos, es posible que quiera dar el paso adicional de realizar una fase piloto. Por ejemplo, en lugar de desplegar una solución de automatización del servicio de atención al cliente en toda la organización, podría probar la propuesta de valor ejecutando un piloto con un solo departamento. De este modo, podrá detectar y solucionar los inevitables fallos a una escala relativamente pequeña. Más adelante, cuando llegue el momento de desplegar la solución en toda la organización, se sentirá mucho más seguro.

PASO 4: Reevalúe los proyectos ya finalizados para buscar oportunidades de automatización más avanzadas

En cierto sentido, el viaje hacia la automatización nunca termina. Con el rápido avance de la tecnología, las soluciones modernas tienen una corta vida útil. Incluso un proyecto de automatización de dos o tres años puede parecer ya una tecnología heredada.

¿La solución? Mientras avanza en su viaje hacia la automatización, no pierda de vista el espejo retrovisor. Eso significa reevaluar continuamente sus proyectos anteriores y preguntarse si hay nuevas tecnologías, nuevas herramientas y nuevos enfoques que puedan aumentar su eficacia. Si es así, añada estas actualizaciones a su lista de tareas.

Por ejemplo, a menudo aconsejamos a los clientes que migren los bots RPA de una solución on-premise a una solución en la nube. También pueden tener la oportunidad de actualizarse a un conjunto de herramientas de RPA más moderno junto con un enfoque en la nube que puede reducir sus costos y aumentar la eficiencia de su flujo de trabajo.

Siga estos 4 pasos para iniciar el viaje de automatización de su organización.

¿Necesita ayuda? Entonces póngase en contacto con DXC. Llevamos años ayudando a los clientes a automatizar sus flujos de trabajo más importantes.

Estamos preparados para ayudarle a usted también.

Sobre el autor

Tushar Patwardhan es el líder de innovación y automatización de la línea de servicios de aplicaciones en DXC Technology, y también está a cargo del programa de hiperautomatización de la empresa.

Tushar tiene una gran experiencia en la gestión de la innovación para aplicaciones, liderando y entregando proyectos de servicios de aplicaciones para clientes de varios sectores, y dirigiendo grandes proyectos de transformación empresarial.